Cada vez son más los afectados por la crisis actual, y al parecer, estamos en una situación de “sálvese quien pueda”. Esto ya obligó a muchas familias a aplicar medidas extremas o de “economía de guerrilla” para ahorrar y minimizar sus gastos hasta el límite. Ahora son las pequeñas empresas quienes están apostando por estos métodos. Pero ¿en qué consisten y cómo podemos aplicarlas a nuestra empresa en particular?

1. Restricciones convencionales

Independientemente de si nuestra empresa está notando los efectos de la crisis, ya deberíamos estar familiarizados y estar aplicando las restricciones presupuestarias convencionales como:

• Ahorrar con los descuentos que nuestros proveedores nos puedan ofrecer
• Reducir nuestro uso de energía (luz, gas natural, gasóleo…) y de material de oficina (papel, bolígrafos, libretas y demás artículos) etc.

2. Análisis y control

Yendo un poco más allá en la reducción del gasto deberemos extremar las medidas de control, inspeccionando todos los gastos que se realicen y manteniendo una agenda de reducción de costes que incluyan medidas a medio y largo plazo.

Para establecer estas medidas analizaremos departamento por departamento, en búsqueda de servicios duplicados, ineficiencias y problemas en la coordinación.

Podemos empezar por tres partidas que suelen llevarse buena parte del presupuesto

Los servicios comunes (mantenimiento informático o el suministro de material de oficina..)

• Nos aseguraremos de que sean accesibles a todos los departamentos y por tanto no haya que comprar (y pagar) dos veces por un servicio similar. Es una causa muy común de derroche de recursos
• Antes de comprar un servicio a un tercero nos aseguremos de que no lo podemos hacer con nuestros propios recursos a un mejor precio.
• Algunas sugerencias para agrupar facturas: Alquileres de locales, viajes en avión, desplazamientos en taxi, coches de empresa, noches de hotel, costes de lavandería, dietas desorbitadas, tarjetas de crédito, teléfonos y móviles, mensajería interna o cartas, mantenimientos, seguros y un sinfín de conceptos que evitaremos colocar en “otros”.

El Departamento de marketing

Para evitar que el departamento de marketing  se convierta en un  “agujero negro” analizaremos ¿cuánto  gastó el último trimestre? ¿y el último año? ¿Qué resultados ha obtenido?

Revisa las políticas de marketing en busca de las acciones que puedan tener un mayor impacto con menos recursos. Aprovecha todas las oportunidades que te ofrecen las nuevas tecnologías y las redes sociales.

Inversiones

Finalmente se realizará un análisis coste-beneficio para las distintas inversiones previstas (grandes y pequeñas) para seleccionar las que más convengan.

Adicionalmente, analizaremos el resto de partidas, si es posible con los gastos actuales y los de los últimos periodos: No te agobies con los detalles pequeños, el 80% del gasto te aparecerá en el 20% de las partidas, por lo que ya sabrás donde enfocar.

No obstante, habrá que recortar con cuidado, teniendo en cuenta las actividades estratégicas de la empresa. Será contraproducente ahorrarse unas monedas en algo que podría volverse en tu contra o que necesitaremos sí o sí en un futuro.

Activos infrautilizados

Analiza que activos tienes infrautilizados ( locales, maquinaria, espacio…) y piensa como podrías obtener cierto provecho. Y si no lo encuentras, plantéate si puedes prescindir de ellos y de sus costes asociados.

3. ¡Aprovecha tu red!

Tras estos ajustes, nos daremos cuenta que hemos podido recortar una fracción del total de los gastos. Ya es algo, pero puede que no sea suficiente.

Para reducir más los costes hay que aplicar nuevas formas de economía y de hacer negocios (aunque algunas sean tan antiguas como la humanidad):

• ventas a plazos,
• el trueque,
• el intercambio de favores,
• los bancos de tiempo,
• incluso un alquiler con pago en especie

¡Pueden ser soluciones muy creativas y eficaces!

Aprovecha tu red para obtener condiciones ventajosas basadas en la confianza. Y al mismo tiempo, sé generoso: ayuda, regala, apoya, escucha, colabora. Una red es eso: un círculo en el que tú decides quién merece tu afecto. Es importante ayudar a quien lo necesita: mañana podrías ser tú quien lo pase mal.

Recuerda que en nuestro grupo encontrarás más de 3400 personas con las que intercambiar conocimientos, proyectos, contactos, y ¿por qué no? favores, servicios y oportunidades.

4. Comunica, informa, implica

Cuando hayamos tomado las decisiones de nuestra economía de guerrilla particular las deberemos trasladar a los empleados para que ellos se sientan partícipes de las decisiones tomadas y nos ayuden a conseguirlas, que para algo somos un equipo, ¿no?