¿Cuántas veces has acabado la jornada y aún tienes trabajo por hacer y correos por leer? La gran mayoría de veces dedicamos un tiempo excesivo a leer el correo electrónico y dejamos de hacer nuestro trabajo.
El correo electrónico ha de ser una herramienta que nos ayude a gestionar nuestro flujo de información. Sin embargo, a menudo ocurre lo contrario, y se convierte en un agente infoxicador, un obstáculo para nuestro negocio y para nuestras vidas.
Vamos a exponer cuatro sencillas reglas que te ayudarán a optimizar el tiempo que dedicas al correo electrónico.
- Raciona el tiempo delante del correo
Lee el correo a cada dos horas y dedicale 20 minutos. Si un correo puede ser contestado en menos de 3 minutos, dedícale prioridad. Si te va a tomar más tiempo, prepara una lista para hacerlo en las siguientes 2 horas sin correo.
- El correo es una herramienta más y no siempre has de usarla
Aprende a desconectar del correo. En la mayoría de los casos un cliente puede esperar 2 horas a que le contestes un correo electrónico. Si realmente es urgente e importante, ya se preocupará de ponerse en contacto contigo.
- Organiza el correo
Crea filtros para separar automáticamente listas de distribucion, clientes, proveedores y utiliza palabras clave en algunos mails importantes para poder filtrarlos.
- Cuidado con los dispositivos móviles.
Es importante dedicar cierto tiempo a tareas complejas que requieren concentracion. Hoy en dia la mayoria usamos smartphones donde recibimos el correo, mensajes y demás alertas, pero es esencial saber cuando no debemos estar disponibles para poder dedicar toda nuestra concentración a desempeñar nuestro trabajo.
Estos consejos no son más que eso: consejos. Modificables, con excepciones y seguramente no válidos para todo el mundo. La esencia de las cuatro reglas es la organización del tiempo. Un dia tiene las horas que tiene y ni una más. Si quieres ser eficiente en tu trabajo y en tu negocio, el primer paso es optimizar tu tiempo.
Y tú, ¿cómo lo haces? Cuéntanoslo en el para empresas y emprendedores
Inconscientemente o consciente mente lo estoy gestionando, al meno por ahora. Hector
Completamente de acuerdo.
Es importante entender que el mail normalmente tiene que ver con asuntos urgentes y no necesariamente importantes. Si dejamos que los asuntos urgentes controlen la agenda estaremos dejando de resolver lo importante.
Estoy muy de acuerdo con los consejos de esta entrada. Una herramienta que me está siendo de gran utilidad recientemente es la técnica Pomodoro (creo que se llama así). Si fracciono mi período de concentración sin interrupciones en fragmentos de 25 minutos, uno de ellos se lo dedico al correo electrónico y durante el resto del tiempo procuro no entrar. Con dos o tres «ratos» se puede llevar la agenda al día.
El problema es cuando nuestro correo electrónico personal y el profesional es el mismo y terminamos contestando correos profesionales en los ratos que le dedicamos como forma de entretenernos para contestar a amigos. Vamos a convertirnos en adictos al trabajo.
Está demostrado que el mail es de las cosas en las que perdemos más tiempo dentro de la jornada laboral. La tenemos demasiado sobrevalorada y creo que tenemos que dedicarle el tiempo justo. Estos consejos vendrán muy bien.
A mi y a mis compañeros nos está ayudando Workmeter, una herramienta para saber cómo gestionamos nuestro tiempo delante de ordenador. En mi caso, he reducido el uso del correo eletrónico, y ahora Excel es la aplicación que más uso.
Os recomiendo echarle un ojo a esta herramienta gratuita el primer mes
http://www.workmeter.com/
Importantisimo la administracion del tiempo! y los correos son una causa de distraccion si no se regulan correctamente.
Buenos consejos ,gracias!
(yo personalmente los miro pero contesto luego, no sea cosa de encontrarme con una sorpresa por no haber visto algun aviso :”tomo tal decision en 30 minutos, dime si tienes interes..!” )
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